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ERP在楚强生产基地应用中的成效和挑战
信息来源:合肥市海发生物科技有限公司     日期:2012-10-13
未使用供应链之前,笔者每个月都有一道坎,这道坎就是每个月底的成本会计核算工作。不是因为工作有多难,而是因为是手工核算,工作量大,出错的机率高,返工的机会多,物品名称不统一或不唯一,在单据传递过程中容易出现掉单现像等等。这将会影响成本核算的准确性、及时性。后来,楚强生产基地的财务总监(现武大绿洲集团财务总监)提出了管理信息化的建议,ERP管理系统也随之来到了楚强生产基地。
        一.什么是ERP
        这二个月来,我们天天都在谈供应链,其实我们公司只是到了ERP管理的基本层面,离我们常谈的供应链还有一段距离。供应链是指产品生产和流通过程中所涉及的原材料供应商、生产商、分销商、零售商以及最终消费者等成员通过与上游、下游成员的连接 (linkage) 组成的网络结构。也即是由物料获取、物料加工、并将成品送到用户手中这一过程所涉及的企业和企业内部各部门组成的一个网络。
企业资源计划或称企业资源规划简称ERP(Enterprise Resource Planning),由美国著名管理咨询公司Gartner Group Inc.于1990年提出来的,最初被定义为应用软件,后来迅速为全世界商业企业所接受,现已经发展成为现代企业管理理论之一。ERP整合了企业管理理念、业务流程、基础数据、人力物力、计算机硬件和软件于一体的企业资源管理系统。
        二.ERP在楚强生产基地应用的成效
        1、数据收集和录入等基础工作被ERP系统取代
        ERP系统的最大特点是财务信息和业务信息的集成,实行财务与业务、财务与供应链、销售链的一体化管理。从信息的采集方式来看,ERP环境中的信息是由完成业务过程的各部门一次采集完成并通过网络实现自动化传递,企业中的全部业务活动的全部数据,包括财务信息和非财务信息的收集,都不需要人为干预或人为干预很少,这样就必将减少财务及其他相关业务部门的工作量。
        2、账表等财务及业务信息输出实现自动化
        在传统的会计信息系统中,会计人员要根据审核无误的记账凭证登记各种总账、明细账、日记账,并据此填制会计报表,工作量非常大,会计人员的核算角色在此体现很充分。但在ERP环境中,会计数据大多以原始的、不经处理的方式存放,在需要输出时就可以按照用户的信息需求,任意组合,准确地报告会计及其他业务信息。
        3、在ERP系统中,领导可实时按自己的需要查询数据动态,对决策提供重要信息(见左图一些决策用表单)
        未实现ERP前,由于在账务处理时,因各种条件的限制,未能做到会计信息质量要求的及时性,导致数据信息的滞后。实现ERP之后,在ERP链中的业务人员,他们将第一时间把经济业务在ERP中录入,这些数据及时地ERP系统中传递及共享,决策层看到的必定是最新的业务数据,而且还可以根据自己使用信息的需要,提取数据,以电子表格或图表的形式展现出来。(如最价采购量预没表、采购趋势分析表、销售指标分析表、最佳库存量预测表等等)。
        4、在ERP系统下,实现了“物流、信息流、资金流”的一体化
        比如,采购部经过询价,填制“采购订单”,则产生了信息流,在ERP链中传递。信息流到财务模块时,则产生资金流。到货后,仓库填制“到货通知单”及“采购入库单”,产生了物流及信息流,又在ERP链中传递。信息流在ERP系统中,是累积的,不可磨灭的,决策层领导,只要有电脑,能上网,则可随时随地查阅其想要的数据,以便决策。物流与资金流,在ERP系统循环传递中,两者的相互转化,在循环中产生资金运动并产生增值,形成企业利润。
        三、ERP在楚强基地应用所面临的挑战
        每一次成功的管理系统变革与创新,都需要企业自上而下的努力和尝试,并且坚持下去,方能产生质的飞跃。借此,引用孙中山先生的一句名言:“革命尚未成功,同志仍需努力”。要想实现ERP管理系统所带来的更大的受益,我们还面临着以下的挑战。
        1、由于对ERP系统认识不到位,出现“掉链”现象
        ERP是一套协同作业系统,只要ERP链中的一个操作员出现制单滞后,错填、漏填或信息不全,都会导致其关联工作岗位的操作员无法将工作进行下去,即出现“掉链”,这种现象轻则影响企业的运作效率,重则导致核算错误及决策层决策错误。
        2、由于学习不到位,导致ERP系统运作效率提高不快
        目前,ERP系统对于我们企业来说,是一个新事物,从认识它到接受它,在这一过程中,我们要通过不断的学习、研究、改进,方能将ERP的功能及效用全部展现出来,才能提高企业的运作效率。因此,我们在使用的过程中,要多想、多探索、多提建议,把ERP这一套协同作战系统的功能,发挥其最大的功效。
        3、未形成ERP系统各岗的作业流程及操作规范
        前面谈到“掉链”现象的影响,与之相比更需值得注意的是“丢链“现象。比如一员工辞职或休假,没人顶替其岗位或是有人顶替但不会操作ERP,这将导致其他岗位的操作员工作效率的下降。但如果我们能编写出一套通俗易懂的ERP系统各岗的作业流程及操作规范,则可避免由于”丢链“而带来的负面影响。
        结语:会计人员渴求从繁琐的工作中解放出来,于是革命,便产生了会计电算化软件;进销存岗位的员工渴求从冗长的数据处理中解放,于是拉着财务人员一同革命,于是出现了MRP系统(物料资源计划系统)。现在,我们要高举ERP的旗帜,发起管理变革的口号,为实现企业利润最大化及股东利益最大化的目标,贡献自己最大的力量。前途是光明的,道路是曲折的。现在,我们就借助ERP这条效率之链,搭在楚强与武大绿洲这两艘航母上,驶出长江,开向蓝海。
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